Программируем мозг: как ставропольцам правильно организовать рабочее время с помощью техник тайм-менеджмента
Осенняя хандра, клиповое мышление и расфокусировка внимания могут сыграть злую шутку на работе. Когда всё валится из рук, дедлайны горят, а распределять время привычными способами не получается, на помощь приходят современные техники тайм-менеджмента. «Победа26» выбрала самые любопытные из них. Подробнее — в карточках.
Тайм-менеджмент — понятие, которое помогает организовать осознанный контроль и правильно распределить время на работу и отдых. Первым, кто попытался зафиксировать то, как повысить собственную эффективность и результативность, стал итальянский ученый Альберти, который жил в XV веке. Он предложил всего два правила: каждое утро записывать задачи на день и распределять их в порядке уменьшения важности. С тех пор многое изменилось, исследователи, коучи и писатели придумали десятки новых техник тайм-менеджмента.
Эту технику изобрёл Франческо Чирилло, когда готовился к экзаменам и ставил таймер в виде помидора, чтобы не отвлекаться. Pomodoro заключается в том, что вы ставите таймер на 25 минут и выполняете за это время определённую задачу. До заветного звонка нельзя отвлекаться, даже на мелочи. После отрезка времени у вас будет пять минут, чтобы расслабиться. Через каждые четыре цикла необходимо делать большой перерыв в 30 минут. Освоив технику, вы можете экспериментировать и менять интервалы в зависимости от того, как вам удобнее работать.
Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США — изобрёл технику тайм-менеджмента для тех, кто подвержен частому переключению внимания с одной задачи на другую. Она заключается в том, что перед началом рабочего дня необходимо распределить свои дела на срочные и важные; срочные, но не важные; несрочные, но важные; несрочные и неважные. Приступать к выполнению задач необходимо по порядку, а организовывать рабочий процесс можно с помощью временных техник.
Ещё одну технику распределения задач придумал консультант и писатель Эдвард Рэй. Она состоит из четырёх «D»: Do (сделать), Delegate (делегировать), Delete (удалить), Delay (отложить). Необходимо выписать цели и расставить у них свои «D». Делать нужно важные личные задачи, которые по силам только вам. Делегировать можно дела, на которые у вас нет времени, но с ними прекрасно справятся коллеги. Не забывайте избавляться от планов, которые стали неактуальны или на данный момент не являются важными. Отложить Эдвард Рэй рекомендует сложные задачи, не требующие немедленного решения. В таком случае не забывайте указать срок, когда вы к ним вернётесь.
Заранее выделять время на каждую задачу весьма непросто. Тем не менее, если вы умеете придерживаться графика, а также знаете, сколько времени потребуется на ту или иную работу, сделайте список задач на предстоящий день и напишите у каждого пункта интервал времени, когда будете этим заниматься. Главное условие — заниматься в указанные промежутки только одной задачей и не отвлекаться на другие. И не забывайте включить в интервалы время для отдыха столько, сколько вам необходимо.
Ни для кого не секрет, что по утрам мозг человека работает гораздо лучше, поскольку он ещё «свеж» после пробуждения и не наполнен большим количеством ненужной информации. До того момента, пока он «пожарится», то есть устанет, необходимо закончить самые важные и сложные дела. Это поможет не откладывать их на завтра. На вечер вы можете запланировать те задачи, которые не так важны или доставят вам удовольствие, чтобы ещё и отдохнуть.
Мотивационный оратор и автор книг о саморазвитии Брайен Трэйси предлагает методику «поедания лягушек», которая заключается в том, чтобы в начале дня выполнить как минимум одно неприятное и не столь важное дело. В течение оставшихся рабочих часов, по мнению писателя, вас будет радовать, что одно из таких дел выполнено и возвращаться к нему вечером не придётся.
Конечно, техники тайм-менеджмента — не волшебная пилюля, которая сэкономит время и позволит быть в сотни раз продуктивнее. Тем не менее это важный инструмент, чтобы становиться дисциплинированным, ответственным и сосредоточенным. Многие техники считают универсальными, но это не так, поскольку у людей разные сферы деятельности и чувство времени.